Samo amater misli da je organiziranje evenata lak posao, a samo naivac vjeruje da mu se neće dogoditi niti jedan propust!
Za uspješan event ili konferenciju najbitniji su dobra organizacija i rani početak jer ćete jedino tako moći izaći na kraj sa svim poteškoćama koje će vam se dogoditi. Znam, mislite da ‘otkrivam toplu vodu’ jer je ovo tako predvidiv, školski uvod. Možda, no meni za ljubav prisjetite se kako je izgledalo posljednjih nekoliko događanja na kojima ste bili.
Prvi predavač ubio vam je volju za životom? Izludile su vas silne desetominutne pauze između predavanja koje nisu bile predviđene u programu? Zgražali ste se kada tehničari nisu mogli pokrenuti jedan običan video? Ostali ste bez kave? Dobili ste hladan ručak? O tome vam pričam. Stvari ne idu glatko čak i kada se čini da je posložiti nekoliko predavanja, nahraniti i zabaviti stotinjak ljudi ‘a walk in the park’.
Planirajući male i velike konferencije, otkačene i formalne evente, skupove u zatvorenim prostorima i proslave pod vedrim nebom, naučila sam sljedeće stvari:
• Imati dobar tim zlata vrijedi. Iako će njegovi članovi imati mnoga zaduženja u fazi pripreme, na samom događanju jednoj osobi treba dodijeliti samo jedan zadatak kako bi ga mogla obaviti savršeno.
• Loš voditelj može upropastiti cijeli event. Najbolje je kada imate priliku osobno se uvjeriti u njegovo umijeće. U ljudskoj je prirodi precjenjivati vlastite sposobnosti, pa će vam popularna faca ponekad reći da može izaći na kraj s nečime s čime zapravo ne može. Voditelj koji je na engleskom jeziku s izrazitim ruskim naglaskom najavljivao strane predavače situacija je koja mi se dogodila jednom, i nikad više. Od sada uvijek provjeravam poznavanje stranog jezika ako je ono potrebno, čak i ako to znači da moram izigravati tetu profesoricu.
• Kvaliteta programa ogledalo je organizatora. Morate poznavati svoju publiku kako biste joj mogli ponuditi predavanja koja će ih zanimati. Nemojte tretirati početnike kao stručnjake, ili još gore uvrijediti stručnjake predavanjima za početnike.
• Pokažite sponzoru da imate muda. Ne doslovno. Loš keynote speaker može upropastiti cijelu konferenciju. U potpunosti je razumljivo da one koji su dali hrpu novaca kako bi podržali vaš event imate potrebu učiniti sretnima, ali ovdje nema mjesta za kompromis.
• Iako će se nekim predavačima to što ih tražite prezentaciju nekoliko dana unaprijed činiti smiješnim, inzistirajte na tome. Još mi se nikada nije dogodilo da su svi predavači poslali materijale na vrijeme. Velika je razlika kada imate 90% prezentacija pod kontrolom, ili kada vam u posljenji trenutak jedni predavači dotrčavaju sa stickovima, drugi ne mogu pronaći željeni video, a treći se iščuđavaju što nemate telepatske sposobnosti jer bi ih potrebna oprema već trebala čekati na pozornici.
• Svakom predavaču trebate jasno naglasiti koliko mora trajati njegovo predavanje. Najgora moguća stvar koja vam se može dogoditi je da između predavanja imate neplanirane pauze od 5 ili 10 minuta. Oni labilniji sudionici koji su na eventu po službenoj dužnosti sigurno će zbrisati u obližnji bar.
• Posebni su slučaj predavači koji nemaju pojma ili ih nije briga kreće li se njihovo izlaganje u zadanim vremenskim okvirima. Zbog takvih trebate imati display sa štopericom ili osobu koja će rukama signalizirati kada predavanje treba privesti kraju. Dakako, ne prenapadno, kako ne bi bila zabavnija od predavača.
• Kada je sastavni dio programa panel ili okrugli stol, ili kako god već zovete razgovor nekoliko ljudi na pozornici, važno je da panelisti unaprijed dobiju pitanja, međusobno se upoznaju i s moderatorom prođu koncept panela. Rasprava mora biti što živahnija, a to znači da panelisti trebaju biti na različitim stranama i po mogućnosti (pristojno) napasti jedni druge. Priličan je fail kada se svi međusobno slože, a publika zadrijema usred rasprave.
Nahranjeni sudionici su zadovoljni sudionici
• Od prekrasne hostese uvijek je bolja beskrajno srdačna i kooperativna hostesa. Nitko ne voli gledati kolutanje očima i namršteno lice. Kada im prije dolaska na mjesto događanja šaljete program i popis zaduženja, nemojte zaboraviti uvrstiti i upute za odjeću, frizuru i make up. Kazališna šminka i šljokičasta odjeća nisu idealan styling za, primjerice, konferenciju bankara, iako će, vjerujem, pobuditi određeno zanimanje.
• Nahranjeni sudionici su zadovoljni sudionici. Koliko god vam to prizemno zvučalo, važno je da tanjur i čaša u njihovoj ruci uvijek budu puni. Također, izbjegavajte pauze za ručak duže od sat vremena ako je obrok organiziran u istom prostoru kao i predavanja, odnosno sat i pol vremena ako uzvanici moraju ići na drugu lokaciju. Kada možete čuti zujanje muhe tijekom prvog predavanja nakon pauze za ručak – to nije dobar znak.
• Spriječite da se sudionici gube po prostoru kao ovčice po proplanku. Oznake su izmišljene zato da bi ljudi stigli na željeno odredište. Također, vaše događanje nije plac, stoga zaboravite oznake napisane markerom i zalijepljene onim ružnim, smeđim, širokim seloteipom. Ne organizirate likovnu radionicu u vrtiću.
• Tehničar je vaš najbolji prijatelj. Taj čovjek vam doslovce može spasiti život. Nema ničeg goreg kada mikrofon ne radi ili se video ne može pokrenuti na vrijeme. Još je gore kada tehničar, obično ležernije odjeven i s tetovažom na zanimljivom mjestu, prespaja laptope stražnjicom okrenut prema publici. Ne treba vam taj prizor. Nitko se poslije neće moći koncentrirati na predavanje.
• Pokušajte izbjeći da u vašim promotivnim vrećicama bude samo hrpa brošura, ili još gore letaka i isprintanih papira. Svaki sudionik razveseliti će se ako pronađe bar neki poklončić, čak i ako je riječ o najobičnijem reklamnom materijalu.
• Osobno smatram da su hoteli s četiri ili pet zvjezdica, kao i specijalizirani kongresni centri, najbolja lokacija za organizaciju događanja, naravno, ako vaš budžet može izdržati njihove cijene. Beskrajno je olakšanje kada na licu mjesta imate sposobno i smireno osoblje koje može riješiti svaku situaciju.
• Ne mogu dovoljno naglasiti koliko je važno sljedeće: sve što možete napraviti dan ranije ne ostavljajte za dva sata prije eventa. Kada ste u stisci s vremenom teško ćete sanirati propuste, i još teže sakriti svoje tanke živce.
• I savjet za kraj: budite štreber. Kada event završi, napravite listu stvari koje su pošle po zlu. Sljedeći biste ih puta trebali izbjeći.
Samo amater misli da je organiziranje evenata lak posao, a samo naivac vjeruje da mu se neće dogoditi niti jedan propust. Upravo način na koji se nose s propustima, po mom mišljenju, razlikuje dobre od loših event managera.
Talent za organizaciju i dobro podnošenje stresa se podrazumijevaju. U konačnici važno je samo koliko brzo neki propust možete riješiti ili prikriti, i zadržati ‘osmijeh br. 3′ na svom licu čak i kada biste nekoga zadavili.
Zaokružite ovu temu i svojim komentarima. Što najviše zamjerate organizatorima evenata? Jeste li se i sami našli u ulozi event managera i koje ste lekcije pritom naučili? Sigurna sam da imate za ispričati pokoju anegdotu!
Sve cool kolumne.
